Die Highlander-Liste
Um Aufgaben systematisch zu erledigen, benutzen Sie bestimmt auch zumindest gelegentlich eine ToDo-Liste. Auf die schreiben Sie alles, was zu tun ist – und arbeiten es dann irgendwie ab. „Irgendwie“ deshalb, weil so einer Liste nicht zwangsläufig einer Abarbeitungsreihenfolge innewohnt. Es liegt zwar nahe, sie von oben herab anzugehen, doch wenn Ihnen die oberste Aufgabe gerade nicht zusagt, dann wählen Sie eine andere.
Die Möglichkeit der Wahl einer Aufgabe aus der Liste ist jedoch zweischneidig. Einerseits bietet sie Freiheit, andererseits kann sie aber auch dazu führen, dass Sie ins Zögern kommen. Statt abzuarbeiten hängen Sie dann in Abwägungen fest. „Sollte ich dies oder jenes jetzt beginnen…?“ Und am Ende entscheiden Sie sich womöglich lieber gar nicht, als für die „falsche“ Aufgabe. Entscheidungen kosten eben auch eine gewisse Kraft.
Dem soll mit einer Abwandlung von ToDo-Listen abgeholfen werden: der Highlander-Liste (HL).
Eine HL ist zunächst auch nur eine ToDo-Liste – doch bei der gilt ganz klar: es kann nur eine nächste Aufgabe geben, die oberste. Wenn Sie eine HL befragt, was als nächstes zu tun ist, dann bekommen Sie also eine eindeutige Antwort.
Deshalb gibt es auch zwei Modi für den Umgang mit einer HL:
- Pflegen: Wenn Sie eine Aufgabe in eine HL eintragen, dann geschieht das zunächst am Ende. Später eingestellte Aufgaben sollen auch später erledigt werden. Wenn Sie wollen, können Sie die Position jeder Aufgabe aber auch verändern.
- Erledigen: Wenn Sie die HL zur Erledigung einer Aufgabe öffnen, sehen Sie jedoch nur eine Aufgabe, den Highlander. Sie müssen also nicht mehr Energie in eine Wahl versenken; beginnen Sie einfach mit dem Highlander. Erst wenn Sie den Highlander als erledigt abhaken, erscheint automatisch die nächste Aufgabe.
Die Umstände, in denen Sie Zeit für eine Aufgabe haben, wechseln. Mal sind Sie am Schreibtisch, mal im Zug, mal haben Sie nur 10 Minuten Zeit, mal den ganzen Nachmittag. Deshalb kann jede Aufgabe noch mit einem räumlichen und zeitlichen Kategorie versehen werden. Beispiele:
- Artikel schreiben, Dauer: mehrere Stunden, Ort: überall
- Belege scannen, Dauer: 15 Minuten, Ort: am Schreibtisch
- USt-Voranmeldung machen, Dauer: 60 Minuten, Ort: überall mit Internet
Mit diesen Kategorien können Sie bei der Erledigung filtern. Der Highlander ist orts- und zeitabhängig. Wenn Sie nur kurz am Schreibtisch noch etwas bis zum Mittagessen erledigen wollen, dann eignen sich dafür andere Aufgaben von der Liste als wenn Sie einen Nachmittag im Café verbringen oder zwei Stunden in einem langweiligen Meeting.
Entwickeln Sie eine Anwendung für den Umgang mit einer Highlander-Liste. Die verwaltet ihre Daten so, dass von unterschiedlichen Geräten darauf zugegriffen werden kann.
Vor allem die Frage „Was steht als nächstes an?“ sollte sich mit der Anwendung blitzschnell beantworten lassen.
Daten
Zu jeder Aufgabe ist zumindest ein Titel zu erfassen; optional sind eine Beschreibung sowie Orts- und Aufwandskategorie. Außerdem sollen Zeitstempel für das Hinzufügen und Abhaken bei Erledigung gespeichert werden.
Variationen
Neben den zentralen Funktionen zur Pflege und Erledigung wären noch denkbar: ein Archiv der erledigten Aufgaben in chronologischer Reihenfolge, die Kennzeichnung von Anfang/Ende der Erledigung durch Zeitstempel für eine Durchlaufzeitberechnung, ein „Tomatenwecker“ für die Taktung der Abarbeitung inkl. Zählung von erfolgreichen/abgebrochenen „Tomaten“.